In der modernen Arbeitswelt haben sich betriebliche Managementsysteme zu den Themen Qualität, Umwelt, Energie und Arbeitssicherheit etabliert und bieten den Unternehmen einen Ordnungsrahmen, um die spezifischen Aspekte des Unternehmens angemessen zu berücksichtigen.

Die bekanntesten Managementsysteme sind

DIN EN ISO 9001:2015               Qualitätsmanagement

DIN EN ISO 14001:2015              Umweltmanagement

DIN EN ISO 50001:2018             Energiemanagement

DIN EN ISO 45001:2018             Arbeitssicherheitsmanagement   

Die Einführung von Managementsystemen und die Dynamik dieser stellen besonders kleine und mittlere Unternehmen oftmals vor große Herausforderungen. Jedoch sollte diese anfängliche Hürde nicht den Verzicht auf die vielfältigen Vorteile eines funktionierenden Managementsystems zur Folge haben.

Bei den genannten DIN EN ISO Normen handelt es sich um internationale Zertifizierungs-Normen. Sie gehören zum weltweiten anerkannten Standard, der die Anforderungen an ein wirksames und erfolgreiches Qualitäts-, Umwelt-, Energie- und Arbeitssicherheitsmanagement im Unternehmen definiert.

 Welche Vorteile bringt eine Managementzertifizierung mit sich:

• Vertrauen bei Kunden und Partnern

• Steigerung der Kundenzufriedenheit

• Controlling von Prozessen

• Kostentransparenz

• Gewinnoptimierung

 

Der Ablauf zur Einführung eines Managementsystems

 

1. Projektvorbereitung

Innerhalb der Projektvorbereitung werden alle Rahmenbedingungen festgelegt, wie Auftrag der Geschäftsleitung, Benennung der Verantwortlichkeiten, Festlegung des Projektumfangs, Erstellung Projektplan und Entscheid über benötigte Ressourcen.

 

2. Analyse des Ist-Zustandes

In dieser Phase wird der aktuelle Zustand beschrieben. Aus diesem Abgleich heraus werden die Defizite klar gegenüber den Anforderungen gestellt.

 

3. Definition und Konzepterstellung

Insbesondere die Definition des Konzeptes ist sehr wichtig. Festgelegt werden die Ziele, Ablauforganisation mit Befugnissen und seine Regelkreise zur Steuerung der Einführung. Des Weiteren wird in dieser Phase die benötigte Dokumentation aufgebaut und die Einführung in die betriebliche Praxis geplant.

 

4. Einführung des Systems

Wichtig für die Einführung ist die Inkraftsetzung der vorbereiteten Dokumentation inklusive aller Anweisungen. Hieran schließt sich die Schulung und Information aller Mitarbeiter. Während dieser Phase ist es wichtig, auftretenden Diskrepanzen zwischen der Dokumentation und der betrieblichen Praxis, mit regelnden Maßnahmen entgegen zu wirken.

 

5. Erprobung und Controlling

Das laufende Managementsystem unterliegt einer ständigen Kontrolle hinsichtlich seiner Wirksamkeit. Überprüft wird dieses durch interne Audits sowie der Verlauf von gesetzten Kennzahlen des Unternehmens.

 

6. Zertifizierungsverfahren

Die Zertifizierung eines Managementsystems läuft für alle Themengebiete ähnlich ab. Dieses besteht aus der Bereitschaftsbewertung des Unternehmens (Stufe 1 Audit). Prüfung der Managementdokumentation durch einen Auditor. Im Anschluss an diese Bewertung erfolgt das Audit Stufe 2 (vor Ort Audit). Hierzu werden die Dokumentation und die örtlichen Gegebenheiten überprüft. Vor allem der Abgleich von beschriebenen Prozessen zur Realität, spiegelt die Wirksamkeit des Systems wieder.

 

Eine Managementdokumentation besteht aus den folgenden Grundpfeilern der Dokumentation:

Managementhandbuch, Prozessbeschreibungen, Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisungen, Beschreibungen zu Verantwortung und Befugnissen, Schulungsdokumentation, Management-Review.

 

Meine Beratungsleistungen im Überblick:

• Aufbau bzw. Erweiterung eines Managementsystems für Ihr Unternehmen

• Sichtung und Bewertung von bereits vorliegender Dokumentation

• Fehlende Unterlagen werden in Abstimmung mit Ihnen erarbeitet

• Erstellung von unternehmensspezifischen Dokumenten (Handbuch, mitgeltende Dokumente)

• Erstellung der umfangreichen, für die Zertifizierung unerlässlichen Dokumentation

• Analyse und Besprechung interner Abläufe (Prozessanalyse)

• Definition von notwendigen Nachweisen und Dokumenten

• Entwicklung von Maßnahmeplänen

•  Durchführung von internen Audits sowie Erstellung des zugehörigen  Auditberichts

•  Durchführung einer Managementbewertung